第一章 总则  

 

第一条为实现学校公文处理工作的科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》，结合学校工作实际，特制定本办法。  

第二条学校的公文，是党政管理部门在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，布置学校日常工作，发布学校各项规章制度，向上级请示和报告情况的重要工具。  

第三条学校公文制发过程包括公文草拟、登记、审核、签发、印刷、用印、分发、归档等程序。  

第四条公文制发应坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。  

第五条学校办公室负责全校的公文制发工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导。  

第六条学校办公室配备专职秘书人员具体负责公文制发工作，并逐步改善办公手段，努力提高公文制发的效率和质量。  

 

第二章公文种类  

 

第七条学校的公文种类主要有：  

（一）决定。用于对学校重要事项作出决策和安排，如表彰先进、违纪处理等。  

（二）通知。用于发布校内重要工作安排、规章制度、任免干部、要求校内各单位办理或知晓的事项；转发上级机关和不相隶属机关的公文。  

（三）通报。用于批评错误、传达重要精神、交流重要情况。  

（四）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。  

（五）请示。用于向上级机关请求指示、批准。  

（六）规定、办法。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的规章制度和行为规范。  

（七）函。用于学校之间商洽工作，向无隶属关系的有关部门请求批准等。  

（八）会议纪要。用于记载学校党委会、校长办公会、党政联席会和重大工作专题会等主要精神和议定事项。  

 

第三章公文格式  

 

第八条学校公文版头的主要形式及适用范围：  

（一）《中共湖北汽车工业学院委员会文件》（“党委大红头”，党委文件），用于学校党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件；通知重要事项、任免党内干部，发布党委方面的规章制度、表彰和处分决定；向上级机关报告、请示工作等。  

（二）《湖北汽车工业学院文件》（“学院大红头”，学院文件），用于发布学校重要工作部署、行政干部任免，发布行政方面的规章制度、表彰和处分决定以及批评通报；向上级机关报告、请示工作等。  

（三）《中共湖北汽车工业学院委员会办公室文件》（党办文件），用于学校党委办公室根据授权，传达校党委的指示和工作部署。  

（四）《湖北汽车工业学院办公室文件》（院办文件），用于学校办公室根据授权，传达学校的指示和工作部署。  

（五）《中共湖北汽车工业学院委员会办公室》（党办通知），用于学校党委办公室根据授权，发布校党委的事务性通知和会议通知。  

（六）《湖北汽车工业学院办公室》（院办通知），用于学校办公室根据授权，发布学校的事务性通知和会议通知。  

（七）《中共湖北汽车工业学院委员会》（“党委小红头”），用于以学校党委名义向上级机关报告一般性工作、对外发出的各类函件；党委会通知和党委会纪要等。  

（八）《湖北汽车工业学院》（“学院小红头”），用于以学校名义向上级机关报告一般性工作、对外发出的各类函件；校长办公会通知和办公会纪要等。  

第九条学校的公文由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、印制版记组成。  

（一）版头。由发文机关全称加“文件” 二字，或直接由发文机关全称组成，用套红大写居中印在公文首页顶部。  

（二）发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中位置。除《中共湖北汽车工业学院委员会》（“党委小红头”）和《湖北汽车工业学院》（“学院小红头”）外，以其他版头印制的公文一律应标注发文字号。  

（三）签发人。上报公文（上行文）应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。  

（四）标题。由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。  

（五）主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。  

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。  

（七）附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文署名之前注明附件的名称。  

（八）成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日。“零”一律写作“○”。  

（九）印章。除会议纪要外，公文应当加盖发文机关印章。  

（十）主题词。凡以加有“文件”二字的版头印制的公文，均应按照《公文主题词表》标注主题词，位于印制版记上方。  

（十一）印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。凡以加有“文件”二字的版头印制的公文，均应注明印制版记。  

 

第四章行文规则  

 

第十条行文应当确有必要，注重实效。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。  

第十一条按照有关程序和规定，应事先公示的事项，未经公示或未公示完毕，不得进入行文程序。  

第十二条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对内、对外行文。  

第十三条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。  

第十四条“报告”中不得夹带请示事项。  

第十五条对不符合行文规则的上报公文，学校办公室可退回发文主办机关。  

 

第五章公文起草与发文办理  

 

第十六条凡需学校制发的正式公文或以学校名义向上级主管部门报送的呈请性公文，按职责要求，由相关职能部门代拟公文。  

第十七条草拟公文必须符合党和国家的方针、政策、法律、法规以及上级党委和政府、教育主管部门的政策、规定。  

第十八条涉及几个部门职责范围的公文起草时，主办单位应与相关单位充分协商，取得一致意见方可行文。  

第十九条发文主办单位应根据公文的性质选择正确的文种和格式。  

第二十条公文文稿应全面、准确地反映客观实际情况，条理清晰，内容充实，完整、准确地体现发文机关的意图。  

第二十一条公文文稿用词用字应准确、规范，文字精练。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。  

第二十二条公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１、”，第四层“（１）”。  

第二十三条起草重要公文应当由发文主办单位负责人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，并提前征求主管校领导意见。  

第二十四条公文文稿草拟完成后，发文主办单位应自带纸质文稿和电子稿，前往学校办公室机要文秘室办理发文登记手续。  

第二十五条发文事项涉及到其他部门权限范围的，由校办公室机要文秘室通知有关部门会签。  

 

第六章公文校核  

 

第二十六条公文文稿送校领导审批之前，应当由校办公室机要文秘室进行校核。公文校核的基本任务是协助校领导保证公文的质量。  

第二十七条公文校核的重点内容是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文字表述是否准确规范，文种和公文格式是否符合本规定等。  

第二十八条校办公室机要文秘室在完成排版样稿后，应通知发文经办人前来校对文稿，确保文稿内容和数字的准确性后在发文稿纸“校对”栏签字。  

 

第七章公文签发与印制  

 

第二十九条文稿经校办副主任核稿和发文经办人校对后，由校办机要文秘室送主管校领导核批。  

第三十条公文内容涉及多位校领导分管的工作时，需请相关校领导会签。  

第三十一条机要文秘室将经过文字处理、校对、打印并复核后的待签发公文送校党政主要领导签发。  

以《中共湖北汽车工业学院委员会办公室文件》（党办文件）、《湖北汽车工业学院办公室文件》（院办文件）、《中共湖北汽车工业学院委员会办公室》（党办通知）、《湖北汽车工业学院办公室》（院办通知）等形式印发的文件，直接由学校办公室主任签发。  

第三十二条各单位不得将代拟文稿直接送校领导签发。  

第三十三条已经校领导签发的公文不得随意删改，如确需修改，需经机要文秘室修改、审核后，重新送校领导签发。  

第三十四条经校领导签发的文件即可按照文件印发范围印发。  

第三十五条未经机要文秘室审核且未经校领导签发的文稿不得以学校文件的名义印发。  

第三十六条领导讲话、各单位职责范围内的事务性工作安排、通知等一般不以学校正式文件印发。  

 

第八章公文分发与归档  

 

第三十七条公文印制完毕并加盖发文机关印章后，由发文单位和校办公室留存纸质文件，同时由校办公室在学校公文系统里发布电子版文件。  

向上级机关报送的请示、汇报、校党委会通知、校长办公会通知等不宜公开发布的公文，一律不在公文系统发布。  

第三十八条校内各单位自行从公文系统查看、下载电子版文件，校办公室不再另行印发。  

第三十九条从公文系统里下载的电子版文件和纸质复印件加盖学校发文机关印章后，同学校正式印发的纸质公文具有同等效力。  

 

第九章附则  

 

第四十条本办法由学校办公室负责解释。  

第四十一条本办法自印发之日起施行。

   

 

 

二○○八年十二月十五日