学院办公室负责上级主管部门及有关单位来文、来函和院内各单位向学院报送文件的处理工作。具体处理程序如下：  

一、上级主管部门文件、信息刊物处理程序  

1.机要秘书根据来文和刊物的性质分类登记、编号。  

2.填写公文承办单或传阅单。  

3.学院办公室主任签署拟办意见。  

4.根据拟办意见，将文件、信息刊物送有关院领导阅示。  

5.领导批示中如要求反馈承办情况，须填写文件催办单，并及时催办。  

二、院内单位报送文件处理程序  

1.审阅来文报送单位负责人签字、单位公章是否齐全。  

2.对来文进行登记、编号并填写公文承办单。  

3.送学院办公室主任签署拟办意见。  

4.根据拟办意见，将来文送有关院领导阅示。  

5.文件返回后，按照领导批示意见：  

①将来文及批示返回报送单位；  

②将来文及批示转承办单位处理；  

③领导批示中如要求反馈情况，须填写文件催办单，并及时催办。  

6. 按照领导批示，督促承办单位落实领导批示，并将有关情况向院领导汇报。  

三、院外单位公函处理程序  

1. 与学院工作有关的外单位来文来函，由机要秘书按照上级来文处理程序处理。  

2. 属职能部门主管的事项，转职能部门处理。  

3. 属政审、外调函件，转党委组织部处理。  

4. 属学院办公室职责范围内的事项，报办公室主任处理。  

5. 函件转校内其它部门必须办理签收手续。  

6. 需办公室回复的函件，按学院办公室发文程序处理。