学院文件的起草与制发是一项严肃的规范性工作，院内单位凡需以学院名义制发文件，应按照以下程序办理。  

一、拟文  

1.凡需学院制发的正式文件或以学院名义向上级主管部门报送的呈请性文件，按职责要求，由相关职能部门代拟文稿。  

2.文稿必须符合党和国家的方针、政策、法律、法规以及上级党委和政府、教育主管部门的政策、规定。  

3.涉及几个部门职责范围的文件起草时，主办单位应与相关单位充分协商，文稿需各相关单位会签。  

二、审核  

学院办公室文秘室按照公文行文关系、公文格式对承办单位报送的文稿进行修改、审核。  

三、签发  

1.文秘室将经过文字处理、校对、打印并复核后的待签发文件送学院领导签发。  

2.文件内容涉及多位院领导分管的工作时，需请有关院领导会签。  

3.各单位不得将代拟文稿直接送院领导签发。  

4.已经院领导签发的文件不得随意删改，如确需修改，需经文秘室修改、审核后，重新送院领导签发。  

四、印发  

1.经院领导签发的文件即可按照文件印发范围印发。  

2.未经文秘室审核且未经院领导签发的文稿不得以学院文件的名义印发。  

3.领导讲话、各单位职责范围内的事务性工作安排、通知等一般不以学院正式文件印发。