第一章总则  

第一条为实现学校公文制发工作的科学化、制度化、规范化，提高公文制发工作的效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕4号），结合学校工作实际，特制定本办法。  

第二条学校的公文，是党政管理部门在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，布置学校日常工作，发布学校各项规章制度，向上级请示和报告情况的重要工具。  

第三条学校公文制发过程包括公文草拟、登记、审核、签发、印刷、用印、分发、归档等程序（见附件1）。  

第四条公文制发应坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。  

第五条学校办公室负责校级公文的制发工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导。  

第六条凡在本单位或部门职责范围可以直接处理的事情，一般不发文；凡能面谈或用电话、便函及其它方式处理的事情，亦不得发文；可发可不发的文件一律不发。  

第七条能以学校办公室名义下发的文件不以党委或行政名义下发；校属各单位职权范围内的事宜，均以单位名义直接行文，并自行编号和管理（发文字号须到校办备案），不再以学校名义或者学校办公室名义发文；严格控制小红头文件。  

第二章公文种类  

第八条学校的公文种类主要有：  

（一）决定。用于对学校重要事项作出决策和安排。  

（二）通知。用于发布校内重要工作安排、规章制度、任免干部、要求校内各单位办理或知晓的事项；转发上级机关和不相隶属机关的公文。  

（三）通报。用于批评错误、传达重要精神和告知重要情况。  

（四）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。  

（五）请示。用于向上级机关请求指示、批准。  

（六）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。  

（七）函。用于学校之间商洽工作，向无隶属关系的有关部门请求批准等。  

（八）纪要。用于记载学校党委全委会、党委常委会、校长办公会、校长专题会等主要精神和议定事项。  

第三章公文格式  

第九条学校公文版头的主要形式及适用范围：  

（一）《中共湖北汽车工业学院委员会文件》（党委上行文文件，党委文件），用于学校党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件；通知重要事项、任免党内干部，发布党委方面的规章制度、表彰和处分决定；向上级机关报告、请示工作等。  

（二）《湖北汽车工业学院文件》（行政上行文文件，行政文件），用于发布学校重要工作部署，发布行政方面的规章制度、表彰和处分决定以及批评通报；向上级机关报告、请示工作等。  

（三）《中共湖北汽车工业学院委员会办公室文件》（党办文件），用于学校办公室根据授权，传达校党委的指示和工作部署。  

（四）《湖北汽车工业学院办公室文件》（校办文件），用于学校办公室根据授权，传达校行政的指示和工作部署。  

（五）《中共湖北汽车工业学院委员会办公室》（党办通知），用于学校办公室根据授权，发布校党委的事务性通知和会议通知。  

（六）《湖北汽车工业学院办公室》（校办通知），用于学校办公室根据授权，发布校行政的事务性通知和会议通知。  

（七）《中共湖北汽车工业学院委员会》（“党委小红头”），用于以学校党委名义对外发出的各类函件，学校党委全委会、党委常委会通知和纪要等。  

（八）《湖北汽车工业学院》（“行政小红头”），用于以学校名义对外发出的各类函件，校长办公会、校长专题会通知和纪要等。  

第十条学校公文由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。  

（一）发文单位标志。由发文单位全称加“文件”二字，或直接由发文单位全称组成，用套红大写居中印在公文首页顶部。  

（二）发文字号（见附件2）。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文单位标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。  

除《中共湖北汽车工业学院委员会》（“党委小红头”）和《湖北汽车工业学院》（“行政小红头”）外，以其它形式印制的公文一律应标注发文字号。  

（三）签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋字，签发人姓名用3号楷体字。上行文应当标注签发人姓名。  

（四）标题。由发文单位全称、事由、文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布。回行时，应做到词意完整，排列对称，间隔恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。  

（五）主送单位。公文的主要受理单位。应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位的统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格。  

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字，行距28 -29 磅 ，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文首页必须显示正文。  

（七）附件。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。  

（八）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。发文单位署名应与发文单位标志、标题中发文单位名称相一致。  

（九）成文日期。公文的生效时间，是公文生效的重要标志。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不虚位（即1不编01）。一般署会议通过或者负责人签发的日期；特殊情况署印发日期。  

（十）印章。体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。  

1.公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。  

2.除“纪要”外，纸质公文应当加盖印章，电子公文随着信息化系统建设的不断推进亦应加盖电子签章。  

3.用印应当端正、清晰，印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内，上不压正文、下压成文时间。印章必须与正文同处一面但不得压正文。  

（十一）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。  

（十二）印发单位和印发日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。凡以加有“文件”二字的版头印制的公文，均应注明印印发单位和印发日期。  

（十三）页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条“一”字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续排列。  

（十四）公文中各组成部分的标识规则，前条未明确的，参照《国家党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）国家标准执行。  

第四章行文规则  

第十一条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。  

第十二条按照有关程序和规定，应事先公示的事项，未经公示或未公示完毕，不得进入行文程序。  

第十三条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对内、对外行文。  

第十四条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。  

第十五条“报告”中不得夹带请示事项。  

第十六条对不符合行文规则的公文，学校办公室可退回发文主办单位。  

第五章公文起草与发文办理  

第十七条凡需学校制发的正式公文或以学校名义向上级主管部门报送的呈请性公文，按职责要求，由相关职能部门代拟公文。  

第十八条草拟公文必须符合党和国家的方针、政策、法律、法规以及上级党委和政府、教育主管部门的政策、规定。  

第十九条涉及多个部门职责范围的公文起草时，主办单位应与相关单位充分协商并会签，取得一致意见方可行文。  

第二十条发文主办单位应根据公文的性质选择正确的文种和格式。  

第二十一条公文文稿应全面、准确地反映客观实际情况，条理清晰，内容充实，完整、准确地体现发文单位的意图。  

第二十二条公文文稿用词用字应准确、规范，文字精练。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。  

第二十三条起草重要公文应当由发文主办单位负责人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，并提前征求主管校领导意见。  

第二十四条公文文稿草拟完成后，发文主办单位应自带纸质文稿和电子稿，前往机要文秘室办理发文登记手续。  

第六章公文校核  

第二十五条公文文稿送校领导审批之前，应当由机要文秘室进行校核。公文校核的基本任务是协助校领导保证公文的质量。  

第二十六条公文校核的重点内容是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文字表述是否准确规范，文种和公文格式是否符合本规定等。  

第二十七条机要文秘室在完成排版样稿后，应通知发文经办人前来校对文稿，确保文稿内容和数字的准确性后在发文稿纸“校对”栏签字。  

第七章公文签发  

第二十八条文稿经发文经办人校对和校办副主任核稿后，由机要文秘室送校领导核批和签发。  

第二十九条公文内容涉及多位校领导分管的工作时，需请相关校领导会签。  

第三十条以“中共湖北汽车工业学院委员会文件”、“湖北汽车工业学院文件”版头制发的向上级报送的报告、请示以及向校内下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定等重要党政公文，经主管领导签署意见后，由党委书记或校长签发。必要时，先提交党委常委会或校长办公会讨论决定，再由党委书记或校长签发。  

第三十一条以“中共湖北汽车工业学院委员会文件”、“湖北汽车工业学院文件”版头制发的向校内下发的常规性、例行性公文，由主管校领导签发。  

第三十二条以“中共湖北汽车工业学院委员会”、“湖北汽车工业学院”版头（小红头）制发的公文由主管校领导签发。  

第三十三条以“中共湖北汽车工业学院委员会办公室文件”（党办文件）、“湖北汽车工业学院办公室文件”（校办文件）、“中共湖北汽车工业学院委员会办公室”（党办通知）、“湖北汽车工业学院办公室”（校办通知）等形式印发的文件，由学校办公室主任签发。涉及重要事项的，须报请主管校领导审核同意。  

第三十四条公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人阅知，可注明“请送×××阅后再发”。  

第三十五条各单位不得将文稿直接送校领导签发。  

第三十六条已经校领导签发的公文不得随意删改，如确需修改，需经机要文秘室修改、审核后，重新送校领导签发。  

第八章公文发布与归档  

第三十七条公文经校领导签发后，在学校公文系统里发布电子版文件。除需上报和存档的纸质文件外，不再另行印发纸质文件，校内各级领导和单位自行从公文系统查看、下载电子版文件。  

第三十八条向上级机关报送的请示、汇报，学校党委常委会、校长办公会、校长专题会通知等不宜公开发布的公文，一律不在公文系统发布。  

第三十九条从公文系统里下载的电子版文件和纸质复印件加盖印章后，同学校印发的纸质公文具有同等效力。  

第九章附则  

第四十条此前有与本办法不一致的，一律以本办法为准。  

第四十一条本办法由学校办公室负责解释。  

第四十二条本办法自 2014年 1月 1日起 施行。

 

 

 

 

 

二○ 一 三 年十二月九日