为了使学校会议的服务工作做到程序化、规范化、制度化，切实提高会务工作质量，特制定服务工作规范如下：  

一、制发会议通知  

根据工作需要，由相关部门草拟会议通知，报校领导审批后，提交至党（校）办，由党（校）办按程序印发。会议通知主要内容包括：会议时间、地点、名称、出席人员、列席人员、会议内容（议题）、注意事项等。  

二、会前准备  

大型会议由责任部门拟定会议指南初稿及会议席次图，报校领导审批后，印发会议代表及工作人员。领导讲话稿、主持词由相关部门负责起草，报校领导审定后，于会前呈送领导。会议所需材料由责任部门提前印制，按保密规定负责收发管理。  

按照会务分工，各责任部门提前做好会议室卫生保洁、会标悬挂、主席台布置、席位安排、音响灯光调试、水电保障、会场安全等相关工作。  

三、会议报到  

工作人员提前30分钟到岗，准备报到服务工作。报到时，对请假人员要掌握请假原因，对未及时报到入场的领导要迅速电话通知，并及时将报到情况汇总报告有关领导。  

四、会中服务  

会议开始前5分钟，工作人员或专业服务人员引导领导到座位就坐，并在会议开始后进行现场服务。安排人员会场值班，负责办理会场上领导临时交办事项，协调处理会议现场出现的各种突发事件。  

五、会后工作  

会议结束后，工作人员清理会场，关闭水、电、门，宣传部门负责做好新闻报道的衔接工作，记录人员及时将会议记录进行整理和归档。

二○一○年 九月二十一日