为了合理、有序地利用会议资源，规范办会程序，提高会议质量和效率，特制定本制度。  

1、贯彻精简会议、提高效率的原则，加强会议管理，可开可不开的会议，无准备或准备不充分的会议不开，坚持少开会、开小会、开短会，切实提高议事效率。  

2、凡由职能部门组织，需要使用办公室所属管理的会议资源的各类业务会议，会议主办单位须提前一周到办公室填写“会议申请表”，由主管院领导审核批准后，由办公室以每周会议安排表的形式通过学院公文传输系统下发至全院。会议的会务、会议纪录等由会议主办单位承办。  

3、凡涉及全院性的大型会议，经主管院领导审核批准后，由办公室以“院办通字”文号的文件形式通过学院公文传输系统下发至全院，会议的准备（会场、音响、条幅、摄像、照相、会议资料等）、会场服务、会议纪录等均由办公室负责并协调相关职能部门共同完成。  

4、院党委会议的召开时间由党委书记确定，会议议题由办公室通过下发“院党委会议题征集单”在全体党委委员中征集或由党委书记直接确定，会议列席人员由党委委员根据议题内容提名，原则上由汇报单位主要负责人参加，非党员院领导、办公室及纪委主要负责人为院党委会议固定列席人员，经党委书记审核后办公室正式以“党委会通字”文号文件通知下发，参会人员因故不能参加会议的，应提前一天向办公室请假，会议的服务及纪录工作由办公室派一名工作人员完成。  

5、院长办公会议的召开时间由院长确定，会议议题由办公室通过下发“院长办公会议题征集单”在全体院领导中征集或由院长直接确定，会议列席人员由各位院领导根据议题内容提名，原则上由汇报单位主要负责人参加，办公室、工会主要负责人为院长办公会议固定列席人员，经院长审核后办公室正式以“办公会通字”文号文件通知下发，参会人员因故不能参加会议的，应提前一天向办公室请假，会议的服务及纪录工作由办公室派一名工作人员完成。  

6、院党政联席会议的办会程序参同院党委会议，议题的征集范围及参会范围应扩大为全体党委委员及全体院领导。  

7、院党委会议、院长办公会议、院党政联席会议（以下简称“三大会议”）议题中如有需在会议中研究商榷的，汇报单位需提前根据议题内容准备二至三个可供研究的较成熟方案，不得无准备商讨，以减少会议时间，提高会议质量。  

8、以下情况的议题不上三大会议：1、按学院相关规章制度可直接处理的；2、分管院领导能够协调解决的；3、汇报单位主要负责人无法参加会议的；4、会前准备不充分的；5、未能按要求和规定时间报送会议资料的。  

9、三大会议的议定事项，由办公室负责及时督办，督办的时限根据具体事项而定，督办的形式可以分为电话督办、下发督办单等形式，督办完成后，办公室需及时将督办结果反馈给相关院领导，并登记备案。  

10、院领导临时召开的紧急会议，由办公室通过电话进行通知，会议地点的确定、会场服务由办公室负责完成。  

11、为了严肃会议纪律，提高会议质量，各单位应加强会议考勤工作，落实请假制度，各类会议的参会人员因故不能参加者，须提前到主办单位办理请假事宜，各办会单位须将考勤情况每月公布一次。